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Suivi et évaluation du projet

 

 

Le dispositif d’évaluation et de suivi conçu dans le cadre de ce projet est un processus dynamique qui permet une appréciation en permanence des problèmes rencontrés, du développement du projet et une appréciation des expériences positives acquises dans le déroulement du processus, le tout servant à alimenter les domaines de la communauté de pratique qui sont également accessibles à tous les partenaires et publics intéressés via notre domaine Internet. De la sorte, nous obtiendrons un feed back permanent afin d’améliorer notre projet. La communauté de pratique est un lieu d’échanges, de questionnement et de réponses, en temps réel, comparable, de fait, à un « baromètre » de contrôle de la situation du processus engagé et des expériences acquises.

Ceci dit, il convient de distinguer :

a) L’évaluation du partenariat ISP – Promotion sociale :
par des ateliers participatifs GCP de gestion de la transversalité avec les représentants des partenaires respectifs de la Promotion sociale et autres acteurs impliqués, dans le but d’une dynamisation générale, notamment via la communauté de pratique ; Evaluation des interactions au sein du partenariat et de leurs résultats.

Par le site Web, notre système est également tourné vers l’extérieur, ce qui nous permet de recevoir un feed back pour améliorer le fonctionnement de notre dispositif.

b) L’évaluation interne du fonctionnement de chaque centre de formation :
par les ateliers participatifs « GOPP » une fois par an dans chaque centre de formation).

L’évaluation GOPP doit être faite en synergie avec les données des indicateurs d’EFQM , mais le GOPP est plus centré sur les acteurs de la formation.

Le fonctionnement d’un atelier « GOPP » (Goal Oriented Project Planning) est en réalité identique au fonctionnement des ateliers participatifs de la méthode GCP (Gestion du Cycle de Projets) prônée pour la conception et l’évaluation in itinere des projets FSE et de la gestion des partenariats.Sous l’impulsion de divers projets Leonardo dont Siréas a été partenaire et dont les promoteurs étaient des écoles techniques et professionnelles situées en Italie, Siréas a introduit les « GOPP » dans ses centres de formation en 2005, en utilisant la dénomination anglaise en usage en Italie.

La méthode GOPP / GCP fonctionne selon le schéma « arbre des problèmes – arbre des objectifs – cadre logique du nouveau projet défini ensemble ».

Ce processus participatif implique tous les acteurs de l’institution, y compris les bénéficiaires. Il permet de relever les difficultés rencontrées, les points faibles, les insatisfactions et de procéder à la recherche de solutions définies et acceptées par tous les acteurs impliqués (stagiaires, formateurs, membres du pouvoir organisateur, autorités locales, …) afin d’aboutir à un engagement commun, à la réalisation de solutions collectives. Nous utilisons ce système depuis 2005. En mars 2006, la méthode a été présentée aux inspecteurs de l’enseignement de Promotion sociale au cours d’un séminaire organisé par Siréas en collaboration avec l’administration de l’enseignement de Promotion sociale du Ministère de la Communauté française.

Une évaluation GOPP est « down-top » : elle part de la base, de la réalité vécue, pour remonter vers des objectifs.

c) L’évaluation externe de la qualité du fonctionnement des centres de formation :
par un expert de la méthode EFQM (European Foundation for Quality Management) adaptée à la formation (deux réunions par an, comprenant le suivi des recommandations EFQM), dès janvier 2009.

Une évaluation EFQM est « top-down » : elle part d’une série d’indicateurs qui analyse le fonctionnement d’une organisation du haut vers le bas.

Cette méthodologie d’auto-évaluation de l’institution vise l’amélioration continue de l’action de formation à travers la construction d’un Système de gestion de la qualité selon les logiques du TQM (Total Quality Management). Il s’agit de définir et de contrôler les indicateurs les plus significatifs et de relever les points forts et les points faibles de l’institution.

Le modèle EFQM ne prescrit pas de règles, il définit seulement des macro-indicateurs et laisse toute liberté à l’organisation pour définir les critères de mesure et le développement des actions à mener pour améliorer l’organisation.

Le modèle EFQM est défini par 8 concepts fondamentaux :
  l’orientation vers les résultats
  l’attention au client (ici le stagiaire)
  le leadership et la cohérence des objectifs
  la gestion en termes de processus et de faits
  l’implication et le développement des personnes
  l’apprentissage, l’innovation et l’amélioration des contenus
  le développement du partenariat
  la responsabilité publique.

Le modèle contient 9 critères séparés en 5 facteurs et 4 résultats :
1. le leadership
2. la gestion du personnel
3. les politiques et stratégies
4. le partenariat et les ressources
5. les processus
6. les résultats relatifs au personnel
7. les résultats relatifs aux clients (ici les stagiaires)
8. les résultats relatifs à la société
9. les résultats clés en termes de performance (rendement).

Le modèle EFQM contient aussi une méthodologie de mesure qui attribue un poids différent à chaque critère. La somme des poids des facteurs correspond à 50% du total, et donc également la somme des poids des résultats. Parmi les critères, le n° 9 (les résultats en termes de rendement) a le plus de poids pour évaluer l’amélioration réalisée à moyen terme.

Tandis que le modèle se découvre en partant du leadership (critère n° 1) pour arriver à la fin aux résultats en termes de rendement (critère n° 9), l’analyse et l’évaluation de la qualité sont effectuées en sens inverse : on part des résultats en termes de rendement et on finit par examiner le leadership de l’organisation.

Chaque critère est composé de sous-critères qui précisent le domaine à examiner. Dans le schéma ci-dessus, on voit que le modèle a un mouvement cyclique puisque le mouvement de gauche à droite permet d’atteindre un résultat et permet ensuite de recommencer le cycle en allant de droite à gauche.

Voici une proposition d’indicateurs à considérer pour chaque critère du modèle EFQM appliqué à la qualité de la formation professionnelle :

1. le leadership : comment les leaders définissent la mission de l’activité de formation, comment ils interagissent avec les stagiaires pour cela, comment ils gèrent le personnel, comment ils font la promotion de l’innovation et de l’excellence dans l’organisation

2. la gestion du personnel : comment l’organisation gère et planifie les ressources humaines. Comment elle implique le personnel dans la planification. Comment elle identifie et classe les compétences et connaissances du personnel. Comment elle implique le personnel dans les activités. Quels sont les stimulants et les primes pour le personnel.

3. les politiques et stratégies : comment l’organisation (re)connaît la compétence professionnelle du formateur. Comment elle analyse l’information du personnel et la met en relation avec les besoins de formation, et comment elle implique le personnel dans la définition du plan et des objectifs.

4. le partenariat et les ressources : comment l’organisation recherche et gère les partenariats, comment elle gère les ressources financières et technologiques, l’équipement et les ressources matérielles.

5. les processus : comment l’organisation projette les activités de formation, planifie et contrôle les processus d’élaboration de projet, de distribution et de vérification des activités, comment elle fournit des services en fonction des demandes des stagiaires, comment elle est en rapport avec ses propres stagiaires.

6. les résultats relatifs au personnel : motivation, satisfaction et services rendus

7. les résultats relatifs aux stagiaires : appréciation des activités, évaluation des compétences acquises, climat et rapports entre les stagiaires et les formateurs, application de l’approche méthodologique et répercussions sur l’activité didactique.

8. les résultats relatifs à la société : reconnaissance et attention à l’environnement social, à l’innovation et à son impact sur la société.

9. les résultats clés en termes de performance (rendement) : coût de la formation par personne, approche méthodologique, taux d’insertion professionnelle, taux de poursuite d’une formation qualifiante, augmentation des résultats atteints, gestion des rapports interpersonnels entre formateurs, gestion des rapports interpersonnels entre stagiaires et formateurs, utilisation des nouvelles technologies.

A la fin de l’auto-évaluation, la direction dresse un rapport dans lequel sont décrits les points forts et les points faibles de l’organisation, en utilisant les différent instruments choisis et utilisés avec l’aide d’un consultant externe, en fonction de la nature de l’organisation : questionnaires d’auto-évaluation, focus groups avec les bénéficiaires, questionnaires de satisfaction des clients (stagiaires), GOPP, réunions de la direction.

Sur base du rapport d’auto-évaluation, la direction cherche à définir les indicateurs qui correspondent pleinement aux politiques et aux stratégies en matière de :

  Mission et économie de l’organisation
  Clients (stagiaires)
  Personnel
  Processus

Ces indicateurs serviront à construire un instrument de monitorage, de contrôle et de gestion de l’organisation selon la méthode de la BSC (Balanced ScoreCard – fiche d’évaluation pondérée).

Les données recueillies permettent de relever les points faibles sur lesquels il faudra entreprendre des actions d’amélioration. Celles–ci (en général au nombre de trois) doivent être menées sur une période définie (en général six à neuf mois).

Au terme de ces actions correctrices, l’organisation va refaire son auto-évaluation et recueillir de nouvelles données relatives aux indicateurs définis dans la BSC, ce qui permettra de mesurer les résultats obtenus par les actions correctrices.

L’essentiel pour construire et maintenir un Système de Gestion de la Qualité est d’impliquer pleinement tous les membres de l’organisation dans l’élaboration et l’entretien de ce système.

 


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